(Mis à jour: 14 septembre, 12h05)
À Laval, contrairement aux politiques de plusieurs autres organisations du secteur public, il n’y a aucune limite prévue en matière de frais d’hébergement remboursés aux employés appelés à séjourner à l’extérieur.
Voilà, entre autres, ce qui ressort du rapport 2022 de la vérificatrice générale de la Ville de Laval, Véronique Boily dévoilé aujourd’hui.
362 $ la nuitée
«Dans certains cas, ces coûts d’hébergement sont élevés et ne reflètent pas le souci d’économie attendu dans une gestion de fonds publics», écrit-elle dans son rapport qui tient sur plus de 200 pages.
La vérificatrice générale en veut pour preuve un congrès tenu en mai 2022 auquel participaient 15 employés de la Ville, où les coûts d’hébergement oscillaient entre 134 et 362 $ la nuitée pour un coût moyen de 250 $ la chambre.
En comparaison, c’est plus du double que la balise de 106 $ établie par le Conseil du trésor du Québec lors des déplacement d’employés de l’État.
Cette analyse émane de l’audit de performance qui ciblait la gestion des cartes de crédit et le remboursement de frais aux employés municipaux. Pour en resserrer le contrôle et éviter les abus et les risques de fraude, Mme Boily formule 10 recommandations qui ont toutes été acceptées, précise la principale intéressée.
Deux poids, deux mesures
Au nombre des incohérences soulevées, la vérificatrice générale note la politique de remboursement de frais qui prévoit un maximum remboursable pour les repas alors qu’il n’y a aucune limite imposée lorsque ces repas sont portés à l’une des 84 cartes de crédit d’affaires en circulation dans l’appareil municipal. Le nombre de ces cartes a augmenté de 25 % par rapport à 2020.
Laxisme
En point de presse le 13 septembre, la VG a également déploré l’absence «d’analyse de multiples transactions d’un même montant au même fournisseur à des dates rapprochées». Dans une autre situation, les pièces justificatives relatives à des transactions d’une valeur de 3420 $ portées sur une carte de crédit n’avaient pas été obtenues près d’un an après la date des achats. Ce montant a finalement été récupéré par la Ville après que la vérificatrice générale eut mis au jour cette irrégularité.
En 10 ans, la valeur des achats par carte de crédit a plus que décuplé, passant d’environ 80 000 $ en 2012 à plus de 1,1 M$ l’an dernier. Ces déboursés servent essentiellement à l’acquisition de biens et services.
Quant aux remboursements de frais aux employés, ils ont totalisé près de 1,2 million de dollars en 2022, couvrant principalement les cotisations professionnelles et les frais de déplacement, mais aussi les frais de formation et de congrès, d’hébergement et de repas.
«Les contrôles sur les remboursements de frais sont généralement bien appliqués et les dépenses sont accompagnées de pièces justificatives appropriées, à l’exception des compensations pour l’utilisation de véhicules personnels totalisant plus de 340 000 $ en 2022», indique Mme Boily.
Elle poursuit: «Certains rapports de frais de notre échantillon comportent des adresses précises qui permettent de valider les frais de kilométrage réclamés. Dans d’autres cas, la documentation se limite à des termes vagues comme « présence à la cour » ou « tournée quotidienne », qui sont insuffisants pour juger du caractère raisonnable des frais de kilométrage réclamés».
Par ailleurs, elle juge «déficient» l’encadrement global du budget annuel récurrent de 120 000 $ prévu pour des dépenses de reconnaissance envers les employés. «Aucun portrait fiable de l’utilisation des budgets n’a été réalisé», constate la vérificatrice générale, ajoutant que «la responsabilité du contrôle des dépenses n’est pas clairement attribuée».
Services visés
Parmi les quatre services municipaux visés par cet audit, le Service des finances est celui qui assume la gestion des cartes et l’enregistrement des transactions par cartes de crédit. Il est aussi responsable de planifier et de contrôler le paiement des différentes dépenses, incluant les remboursements de frais aux employés. Pour sa part, le Service des ressources humaines porte, entre autres, le mandat transversal de la reconnaissance des employés.
Commentaire
Le Service des finances se dit «en accord avec les recommandations formulées sur l’audit de performance sur l’utilisation des cartes de crédit d’affaires», peut-on lire dans le rapport.
Aussi, la direction du Service souligne qu’elle avait déjà entamé la révision de la Politique de remboursement des frais aux employés «avant le présent audit».
«Par ailleurs, nous réitérerons que le respect de l’application de la politique relève de l’ensemble des directions des services de la Ville et qu’il n’appartient pas uniquement au Service des finances de devoir faire respecter une politique adoptée par le conseil municipal », termine-t-elle.
Le rapport annuel 2022 de la vérificatrice générale de Laval présente également les résultats des audits de performance ciblant l’accès aux documents via la Loi d’accès à l’information, les cartes d’essences principalement utilisées par les services de police et de sécurité incendie et l’entretien des immeubles à l’Office municipal d’habitation de Laval.
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