La surveillance des chantiers sous la loupe de la vérificatrice générale

Dans son dernier rapport, la vérificatrice générale (VG) de Laval, Véronique Boily, y va de 13 recommandations afin de corriger des lacunes et manquements décelés lors de l’audit de performance réalisé au Service de l’ingénierie.

L’examen portait sur la surveillance des travaux d’infrastructures dont la responsabilité relève de ce service.

Soulignons qu’au programme triennal d’immobilisations (PTI) 2017-2019, un budget de 352 M$ était consacré au maintien, à l’amélioration et au développement des infrastructures, ce qui confère à la surveillance de ces chantiers une importance capitale en matière de saine gestion des finances publiques municipales.

Contrats à l’externe

À Laval, 71 % des contrats des travaux d’infrastructure octroyés par le Service de l’ingénierie sont surveillés par des firmes externes.

«Le Service n’a pas d’analyse documentée pour soutenir les décisions de réaliser des travaux de surveillance à l’interne ou à l’externe et la Ville n’a pas évalué les risques liés à sa dépendance envers ces firmes», observe la vérificatrice. Celle-ci évoque les risques bien documentés par l’Unité permanente anticorruption (UPAC), mais également ceux liés à la perte d’expertise au sein de l’appareil municipal.

Trois firmes se partagent 72 % de tous les contrats confiés à l’externe.

Reddition de comptes déficiente

Le Bureau du vérificateur général (BVG) constate que «l’information de gestion est difficile à produire et insuffisante pour permettre aux gestionnaires du Service d’exercer une gouvernance adéquate». On remarque aussi qu’on ne documente pas systématiquement le suivi exercé sur les travaux des firmes externes, ce qui prive la direction du Service d’un portrait d’ensemble des contrats et activités pour lesquels une surveillance est exercée.

Par ailleurs, l’audit révèle que 121 contrats n’ont pas fait l’objet d’une reddition de comptes intérimaire, tel qu’exigé par la Politique de gestion et d’encadrement des contingences. Également, il n’y avait pas de reddition de comptes finale pour 41 de ces contrats livrés en 2020.

«Les rapports de reddition de comptes sur la contingence que nous avons examinés respectent les exigences de renseignements de la Politique, signale-t-on. Cependant, ces rapports et les sommaires décisionnels afférents manquent de concision et de clarté, et ils ne présentent pas toutes les informations importantes liées à la réalisation du contrat».

Toujours selon le rapport, «les lacunes décelées quant à la non-application de certaines pratiques recommandées» compromettent l’efficacité et l’efficience du processus de surveillance des travaux. On évoque ici «plusieurs non-conformités aux contrats, au Guide de surveillance de la Ville et à d’autres formulaires internes».

Informations aux élus

La vérificatrice générale estime qu’il serait de bonne pratique de fournir aux élus une information reflétant «l’ensemble des crédits additionnels déjà autorisés et le montant total du dépassement du coût du contrat», ce qui n’apparaît pas dans les sommaires décisionnels soumis au comité exécutif et au conseil municipal pour l’approbation de nouveaux crédits. «De plus, certains montants prévisionnels sont demandés sans justificatif.»

Enfin, la VG rappelle que, bien que la Ville se soit dotée d’une procédure d’évaluation des fournisseurs dans son Règlement sur la gestion contractuelle et ait intégré des clauses à cet effet dans ses cahiers des charges, aucune évaluation n’est effectuée par le Service de l’ingénierie pour les contrats vérifiés.

Réaction

À la page 88 du rapport 2020 du BVG rendu public le 10 août, la direction du Service concerné commente ainsi l’audit de performance dont elle a fait l’objet de même que les recommandations qui en découlent.

«L’ensemble des faits observés dans ce rapport d’audit est conforme à nos constats et l’équipe du Service de l’ingénierie commence les travaux afin de formaliser un plan d’action pour l’ensemble des recommandations incluses au rapport. Une très grande partie de ces recommandations sont déjà en chantier avec le nouvel outil de gestion à venir.»

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