Dans son rapport 2018 déposé au conseil municipal d’hier soir, la vérificatrice générale de Laval, Véronique Boily, relève de nombreuses déficiences dans la gestion des grands projets inscrits au Programme triennal d’immobilisations (PTI) de la Ville de Laval.
La publication de ce rapport n’est pas sans rappeler la mise en veilleuse impromptue, l’an dernier, du Centre de services animaliers et du Complexe aquatique, deux projets phares de l’administration Demers dont l’inauguration respective avait été annoncée pour la fin 2018 et pour l’ouverture de la Finale provinciale des Jeux du Québec à l’été 2020. Incidemment, le Complexe aquatique compte parmi les cinq projets d’infrastructures stratégiques examinés à la loupe par l’auditrice et son équipe.
Les travaux portaient principalement sur les années 2016, 2017 et 2018 en lien avec les trois premières des six phases qui président à la réalisation de tout projet.
Avant-projet
Les manquements observés apparaissent dès l’étape d’avant-projet alors qu’«aucun dossier de présentation stratégique n’a été produit pour l’ensemble des projets analysés», tel que le prévoit le Cadre de gouvernance des projets et programmes d’envergure (CGPPE) dont s’est doté la Ville en 2015.
Ce dossier manquant doit normalement inclure la description de la situation existante, l’identification des besoins et bénéfices attendus, l’ordre de grandeur budgétaire, l’identification sommaire des risques, une évaluation de la complexité de réalisation du projet, un échéancier préliminaire sommaire ainsi qu’une référence en appui à la vision stratégique de la Ville.
Démarrage
Quant au dossier d’opportunité (étude des besoins, acceptabilité sociale, localisation de sites potentiels, analyses des bénéfices et des risques, coûts d’immobilisation et d’exploitation, échéancier préliminaire, etc.) sur lequel repose la phase démarrage, il est inexistant pour quatre des cinq projets examinés. «Pour le cinquième projet, une présentation au comité exécutif a remplacé le dossier d’opportunité, mais la recommandation sur l’option retenue afin de répondre aux besoins n’a pas été documentée».
À cet égard, le Bureau du vérificateur général de Laval souligne que «seul un projet présentait deux solutions potentielles, soit le statu quo ou une nouvelle construction», rappelant au passage qu’une analyse des options permet de s’assurer que le choix arrêté présente la solution la plus avantageuse pour les usagers et contribuables.
Planification
Par ailleurs, aucun plan de gestion (coûts du projet, reddition de comptes et coordination entre les intervenants) n’a été effectué pour les quatre projets qui étaient en phase de planification au moment de l’audit.
De plus, un seul de ces projets disposait d’un dossier d’affaires (analyses des risques, coûts, échéancier, choix de la solution et des modes de réalisation et d’exploitation) complet et approuvé.
Bien que le Cadre de gouvernance prévoie des consultations publiques aux étapes de démarrage et planification des projets, la vérificatrice générale dit en avoir retracé une seule lors de son analyse. «Pour un des projets analysés, nous avons retrouvé deux demandes d’élus à l’effet de tenir une consultation publique», note-t-on dans le rapport tout en précisant que la Ville n’y a pas donné suite. «Cette absence d’analyse empêche de bien évaluer la capacité de la Ville à réaliser les différents projets.»
Coûts
De façon générale, l’ensemble des frais n’est pas considéré dans le coût total d’un projet, fait également valoir Mme Boily. Elle pense aux coûts de déconstruction ou restauration d’un bâtiment existant, du terrain sur lequel le projet doit être construit de même que les coûts d’exploitation future et des ressources internes impliquées tout au long de la réalisation du projet.
Si la vérificatrice générale reconnaît que dans certains cas les coûts d’exploitation ont été calculés et présentés au comité exécutif, ceux-ci n’ont toutefois pas été inclus dans l’analyse du coût global afin de présenter un portrait complet de la valeur de ces cinq projets.
Approbations
Autre observation citée dans le rapport est celle à l’effet que «rien ne démontre que le CE [comité exécutif] a autorisé le passage aux phases subséquentes, sauf pour l’approbation du PTI à la phase de justification».
En ce qui a trait au comité de pilotage dont une des responsabilités est justement de recommander au CE le passage d’un projet à la prochaine étape, sa structure de gouvernance est à revoir, enchaîne Véronique Boily.
Le fait d’assumer un rôle à la fois stratégique et opérationnel et d’impliquer plus d’une vingtaine de personnes «peut alourdir le processus décisionnel et faire en sorte que des parties prenantes se sentent moins imputables», écrit-elle.
Pas tout noir
Cela dit, le Bureau du vérificateur général n’en souligne pas moins des «améliorations importantes en gestion de projets réalisées depuis le lancement du Cadre de gouvernance en 2015», ajoutant que «la première version constitue une très bonne première étape dans l’amélioration des pratiques et processus de gestion de projets et programmes d’envergure à la Ville de Laval» et que son déploiement est «un changement majeur à l’échelle organisationnelle».
Réactions
Le Bureau des grands projets «accueille favorablement» l’ensemble des recommandations formulées par la vérificatrice générale qu’il entend d’ailleurs intégrer rapidement à ses pratiques de gestion de projet. Idem pour la Direction générale et le cabinet du maire Marc Demers.
La porte-parole de ce dernier, Valérie Sauvé, rappelle que ce rapport annuel «permet aux élus de reconnaître les bonnes pratiques en place et mettre la lumière sur les zones de vigilance. Il permet également à l’ensemble de l’administration d’améliorer la gestion, la reddition de comptes et de déployer une série d’actions qui répondent aux recommandations de la vérificatrice générale.»
À ce propos, elle ne manque pas de saluer le taux d’application de 91 % des recommandations au cours des quatre dernières années.
Cinq projets
Outre le Complexe aquatique, les projets d’infrastructure visant la cour municipale du secteur de la station de métro Cartier, la caserne de pompiers dans Saint-François, le Centre d’interprétation des biosciences Armand-Frappier et les installations d’athlétisme au parc-école l’Odyssée-des-Jeunes de Vimont ont fait l’objet de cet audit de performance.
